Sunday, April 03, 2016

[專案管理工具] JIRA 使用心得 (一)基本功能介紹




開始使用 JIRA 大概兩個月了,是個非常強大,可以客製化非常多細節的工具。所以上手會有一個比較困難的門檻。但只要完成設定,其實日常的使用會非常好用。

剛好有朋友問到如何使用,就來把自己的一些初學者心得紀錄下來。大家交流交流,以下完全是自己的心得分享阿,不一定是最正確的解釋阿。




首先從基本架構來說


Issue:

JIRA 是以 Issue 當作基本單位,相對於 Trello 上的 Card,但是我比較習慣稱呼他為 Ticket 所以後面都會用 Ticket 這個字取代,請大家包涵。

在 JIRA 中所有東西都會化為一個 Ticket。所有的動作都是圍繞著 Ticket 做事。




那 Ticket 可以是什麼呢?

我是在軟體開發的團隊,因此每一張 Ticket 就是一個 User story、Task 或是一個 Bug。

如果你是人資部門,每一張 Ticket 可以是一個 Candidate。
如果你是業務部門,每一張 Ticket 可以是一個 Opportunity。
如果是技術支援部,每一張 Ticket 可以是一個 Request。


Project:

每一張 Ticket 必須要放在一個 Project 下。可以根據每個 Team 設定一個 Project,譬如 A Team,有一個自己的 A project。或是根據類型設定一個 Project,譬如技術支援是一個 Project。 或是 QA 的 Bug report,也可以是一個 Project。前面提到的面試流程也可以是一個 Project。

另外一個角度來說,一個 Project 就是很多張 Ticket 的集合。

舉例來說,軟體開發上的話,每個 Project 就是一個產品。
人資部門可能會有,招募 Project、評量 Project、內部訓練 Project

Ticket type: 

每張 Ticket 可以有自己的類別,譬如 Task, Bug, New feature, Story, Opportunity, Candidate 隨便你客製化。


Ticket Status/Workflow:

舉例:

JIRA 預設是

Todo => Doing => Complete

我自己的Project則是這樣設定

backlog -> todo -> in progress -> code complete -> done

如果人資的話,我想像中可以長這樣

等待確認面試時間 => 等待面試 => 等待核薪 => 等待 on board => 結束

某好友說他都這樣設定

任內多次想要這麼做 => 很多事情在加速進行中 => 做好做滿


這個 Workflow 是綁 Ticket type 的,也就是說,你可以根據不同的 Ticket type 給不同的Workflow,甚至同一個 Project 下的不同 Ticket type 可以用不同的 Workflow。

但是我前面提到,我的 Project 是用一個 Workflow 設定,這裡可能造成誤解,讓人以為Workflow是綁 Project。

其實是每一種 Ticket type 可以綁多個 Workflow,每一個 Project 可以選擇用哪幾種 Ticket type,因此也可以快速的把一個 Project下會用到的 type 都綁上同一個 Workflow。




Board:

Board 則是你想要怎麼視覺化 Ticket,每一個 Board 都帶著一個 Filter query,符合這個 Filter 的 Ticket 才會顯示在這個 Board 裡面。

因此 Board 的用途有很多種,譬如,可以看一個 Project 下的所有 Ticket。可以看某一個 User身上掛的所有 Ticket。甚至可以看全公司位於某一個狀態下的所有 Ticket。端看你想要拿這個 Board 來幹嘛。

目前 JIRA 提供兩種 Board, Kanban Board 跟Scrum Board,其實是預設好兩種 Board 的功能組,讓你方便開始用,實質上就是Board,所有可以用的功能都一樣,只是預先設定的功能組不一樣。

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以上是我覺得最基本的東西,也就是說,要管理一個專案,以上的這些概念/功能已經很好用了。接下來介紹幾個我覺得也很實用的功能。


Resolution: 

這不是解析度,我第一次看到時有疑惑了一下為什麼 Ticket 會有解析度。這是更細緻的去分辨一張 Ticket 如何被完成。

舉例:
如果有一張 Ticket 的 Type 是 Bug,當他被移動到 Done 的狀態時,到底是如何 Done 的呢?
是 Fixed、Cannot Reproduce  還是 "This is a feature" 都可以透過 Resolution 來處理。

這也可以在 Workflow 中設定,當有一張卡的 Status 被移到 Done 的時候,就跳出要求填入Resolution 的視窗。(這東西叫做 Screen,後面再解釋)


Priority:

這個應該不需要解釋,就是排優先權,這也可以是 Board 上面排序的參考值。


Issue Linking: 

就是去設定這張 Ticket 是否跟其他 Ticket有關係。擋了誰的路、被誰擋了路、跟誰一樣、是誰造成的...等等。




內容實在太多了,寫半天還記錄不完,決定拆成四篇。

其他進階的功能Kanban Board 介紹 , Scrum Board 介紹

希望這個連假可以把他寫完。

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